5 obligations comptables du commerçant à respecter pour éviter les sanctions pénales

En dehors du fait de disposer d’un compte bancaire professionnel exclusivement dédié à votre activité commerciale, voici les autres contraintes comptables qu’il vous faut respecter dans votre commerce que vous soyez une personne physique ou morale.

Tenez une comptabilité authentique à jour et dépourvue de toutes erreurs

Si vous n’avez pas de solides bagages en comptabilité, alors engagez un expert-comptable agréé plutôt qu’un comptable ordinaire ou inexpérimenté. Pour éviter les amandes et éventuelles pénalités fiscales liées aux erreurs comptables, vous êtes obligé de respecter un certain nombre de formalités parfois difficiles à appréhender pour les novices.

Conformez-vous à la politique de conservation de vos documents comptables

En tant que commerçant, vous devez archiver toutes vos pièces comptables notamment vos bons de commande, vos factures de même que vos bons de livraisons pour une durée de 10 ans, à compter de la date de clôture de votre exercice.

Déposez à temps vos pièces comptables

Les obligations les plus difficiles à s’y conformer sont celles qui doivent se faire une fois l’an, plus précisément après la clôture de l’exercice comptable de votre commerce. Pour mettre votre commerce à l’abri des sanctions administratives, il s’avère nécessaire que vous déposiez vos comptes annuels auprès du tribunal de commerce, surtout si vous avez opté pour le statut juridique de société. Ce dépôt doit être effectif au moins une fois par année à la suite d’une assemblée générale visant à approuver les comptes de votre entreprise. Lors de votre dépôt, vous devez joindre à vos comptes annuels le procès-verbal qui atteste de la tenue de ladite assemblée générale. Vous êtes libre de le concrétiser par courrier recommandé, en personne ou en ligne.

Les comptes comptables obligatoires à fournir sont au nombre de trois à savoir : le bilan, l’annexe et le compte de résultats. Si vous songez à ne pas laisser transparaître des erreurs sur vos documents, alors prenez l’habitude de rédiger vos documents avant la clôture de votre exercice, tout en respectant à la lettre tous les principes comptables en vigueur. Rappelez-vous : chaque erreur que vous commettiez sur vos comptes annuels augmente le risque de paiement des amandes durant les contrôles du fisc. Alors, donnez-vous un minimum de temps pour la rédaction de vos documents, évitez de vous précipiter là-dessus et n’hésitez pas à vérifier tous vos documents au cas par cas avant le dépôt. Enfin, outre le dépôt de vos comptes annuels, au moins une fois l’an, vous avez le devoir d’effectuer un inventaire en bonne et due forme afin d’apprécier le patrimoine réel de votre activité commerciale.

Bon à savoir !

À ce jour, il n’existe aucune règlementation en ce qui concerne la durée à fixer pour l’exercice comptable de votre activité.
Celle-ci diffère largement d’un commerçant à un autre. Autrement, vous êtes libre de définir la date de début ou celle de fin de vos exercices. C’est juste par habitude ou par suivisme que plusieurs commerçants fixent la date de fin de leur exercice en décembre.

Par ailleurs, si vous travaillez avec 50 à 250 employés réguliers au sein de votre commerce, alors vous devez préparer un bilan ainsi qu’un compte de résultat simplifié. Cette règle s’applique également à tous les commerçants qui ont opté pour le statut juridique de micro-entreprise ou celui de PME (petite et moyenne entreprise).

Respectez toutes les exigences comptables quotidiennes

À partir du moment où vous êtes gérant d’un commerce, vous êtes tenue de respecter certains critères relatifs à la facturation ainsi qu’à la gestion de vos translations journalières. En effet, si vous vendez des articles ou des prestations à des professionnels, alors vous avez le devoir de délivrer des factures à votre clientèle à la suite de leurs achats.
Néanmoins, si ce sont des particuliers qui achètent des produits dans votre boîte, et ce via internet, vous pouvez vous passer de leur donner une facture après leurs commandes. Si vous vendez des prestations à des particuliers, vous êtes obligé de fournir au client une facture à chaque fois qu’il achète un service excédant la barre des 25 euros TTC.
Outre ces obligations liées à la facturation, il vous incombe d’enregistrer chacune des transactions (ventes, dépenses ou achats) affectant le patrimoine de votre entreprise au jour le jour. Le non-respect de cette obligation peut vous exposer à une amende de 25 000 euros ou 50 % environ du montant total TTC des factures non délivrées.